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中小企業選擇ERP“防坑”指南

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導讀:對于中國數量眾多的中小企業而言,在ERP系統應用方面需要進一步加深對信息化應用的理解,需要更多地深入應用而非停滯于徘徊中,尤其是已經進入應用階段的企業,更需要在長期的實際應用中去挖掘系統的價值。


第一、分析和規劃自身企業信息化建設的需求。

車間管理在選擇ERP軟件之前,企業必須首先明確自己的需求,也就是企業實現信息化要解決什么問題。當前,很多企業還是處在傳統的手工管理模式,還處在由計劃經濟向市場經濟轉換的過渡階段,企業管理有很多不足和缺陷。解決這些問題,正是引進ERP系統的主要目的。因此,企業在購買ERP軟件之前,必須對自身的管理進行診斷和冷靜的思考。在對現狀進行認真分析的基礎上,做好企業信息化建設的規劃,在規劃中確定管理信息系統建設的目標,系統涉及的范圍,要解決的關鍵問題,系統建設的階段劃分和進度要求,并對企業在現行條件下可投入的人力、物力、財力進行可行性分析。

在此基礎上提出ERP軟件選型的需`求任務書,提供給ERP服務提供商,作為軟件選型的依據。這種信息化建設的前期規劃是非常重要的,它將成為企業信息化建設全過程的指導性文件,是各階段實施工作的依據?!耙巹潯钡恼_性是非常重要的?!耙巹潯奔纫3忠欢ǖ南冗M性,又要具有實用性。因此,“規劃”的編制是一件非常重要和嚴肅的事。企業決策層要領導和參與此事,車間管理并抽調各部門的領導和業務骨干及信息化技術人員組成專門小組。如果企業缺乏對ERP了解的人員,可以聘請社會上專業的IT咨詢專家參與此項工作。

第二、功能是否滿足企業自身需求。

在明確了企業的需求以后,使軟件的選擇有了依據。選擇的ERP軟件的功能與企業的需求相符合,是ERP軟件實施成功的關鍵因素。當前,在國內ERP軟件市場上,ERP商品化軟件種類繁多,令人眼花繚亂。有些大型ERP軟件(特別是一些國外著明的ERP軟件公司),具有強大的功能,能較好地適合各類企業的需求。但是由于種種原因,不是所有的企業都能購買這些大型ERP軟件。

特別是占企業總數中絕大多數的中小企業,由于規模小、財力有限等原因,只能在國內ERP市場上選擇那些中小型ERP軟件。這些軟件雖然都冠以ERP的牌號,但由于軟件開發商的歷史、技術背景、應用的程度、投入的力度等的差別很大,軟件功能和性能上的差異也很大。因此,企業在選擇這些軟件時,不能僅僅停留在表面上,被口頭上的宣傳所迷惑,要對軟件的功能結構進行認真地研究和考查。

例如對制造業企業來說,首先要考慮軟件是否適合自己企業的生產類型。大家都知道,制造業的生產類型可分兩大類:離散制造業和流程制造業。在離散制造生產類型中,又可分為三種類型:多品種小批量生產、大批量流水生產、單件小批生產。這些不同的生產類型有著完全不同的生產模式(不同的生產流程、生產計劃方式、生產組織和控制方式等)。

對應不同生產類型,ERP軟件將提供不同的生產管理解決方案相適應。多品種小批量生產類型適用MRPII/ERP傳統的生產計劃與控制功能,既由主生產計劃(MPS)—物料需求計劃(MRP)—車間任務與作業管理組成的三級管理體系,生產管理系統的核心是物料需求計劃模塊,它將按零件提前期和相適應的批量準則,組織零部件的生產和采購。因此,這類生產類型的企業在購買ERP軟件時,要仔細考察軟件是否具備以上提出的功能。特別是第三級計劃—車間生產作業(工序級)計劃的功能,由于其數學模型比較復雜,實施難度比較大。

有些軟件此模塊的功能比較弱,甚至有些軟件根本就沒有此功能;對于大批量流水生產類型,在ERP軟件系統中,最適合的生產管理解決方案是MRP/JIT混合生產管理模式。在此方案中,零部件的生產準備計劃和原材料的采購計劃是由MPS—MRP系統去解決,而車間生產管理則采用按訂單拉動的準時生產(JIT)管理系統來完成。JIT準時生產管理系統遵循市場和訂單拉動機制,真正做到按需生產。JIT的計劃模式是按節拍生產的流水線生產計劃。

在當前市場上的一些中小型ERP軟件,JIT功能很弱,甚至缺乏此功能;對于單件和小批量生產類型的企業,一般是按客戶訂單來組織生產,按訂單的要求制造或裝配,甚至是按客戶的要求進行重新設計或改動產品。這種生產類型的關鍵是如何快速地按客戶的個性化需求生產出客戶需要的產品。為做到這一點,要求ERP系統具有快速將客戶對產品的技術要求轉化為基礎制造數據的功能,自動生成針對客戶訂單個性化要求的制造數據,如訂單產品結購數據(OBOM)和訂單工藝路線數據等。在ERP商品化軟件中,這些功能通常是由配置控制模塊完成的。也可采用與ERP緊密集成PDM軟件來完成。因此,這類企業在購買ERP軟件前,要很好地研究著些瓶頸問題的解決方案,有針對性地考察ERP軟件。

綜上所述,要避免ERP軟件選擇方面的風險,企業必須做好需求分析,找到自己的特點和關鍵問題,做到心中有數。這樣才能有針對性地考察軟件,選準軟件,減少由于軟件與企業不匹配而造系統實施的失敗。

第三、考察并評估ERP的成熟度。

ERP軟件包是一個大型的、復雜的軟件,程序中的關聯錯綜復雜。任何一個軟件包都不可避免地存在著缺陷和錯誤,只是程度的不同。企業應用ERP能否順利地取得成功,與ERP軟件的質量和軟件的可靠性有很大的關系。因此,企業在選擇ERP軟件的時侯,要認真考慮該軟件是否成熟可靠,這是企業選擇ERP軟件的一個重要標準。

ERP是一個管理應用軟件,它的成熟度自然與它在企業實際應用的程度有關。ERP軟件在開發成功以后,除了要經過嚴格的試驗室測試以外,更重要的是要經過在企業中的反復應用的過程中進行不斷的磨練,通過對錯誤和缺陷的不斷修改和補充,使軟件的可靠性和成熟度不斷得到提高。試驗室測試通是常通過人為設計的程序和模擬數據進行的,具有一定的局限定性。而在企業現場中的實際應用,軟件會經受到大量的實際數據和復雜的業務流程的考驗,這是試驗室條件不能比擬的。所以,企業在選擇ERP軟件時,必需考查該軟件公司的歷史和經歷,考查該軟件包的形成和發展過程,以及應用的客戶數和應用效果的評價,并且考查該軟件商軟件版本維護的機制。一般來講,通過大量客戶工程化考驗軟件的質量和可靠性要高一些,企業要盡量避免成為不成熟產品的試驗場。

第四、考察服務提供商的實施經驗和能力。

企業要想成功實施ERP系統,在選擇ERP服務提供商時除了要認真考察該公司提供的ERP軟件產品,還要重視對該公司實施ERP能力和經驗的考察。由于ERP系統的復雜性,在實施的過程中牽涉面大,要比其它的應用軟件實施起來困難得多。

同時,ERP系統涉及的新知識和新技術較多,特別對我國企業來說,ERP屬于新生事物,企業中缺乏ERP的專業人才。因此,在實施過程中需要ERP提供商在技術上的大力支持,特別是對ERP項目的組織和實施技術更為重要。為做到這一點,大型的ERP供應商(特別是國外公司),一般都有若干專業的咨詢公司為該軟件做專門的咨詢和實施服務,但對我國大多數的中小型ERP軟件公司來說當前還做不到這一點。因此,要求這些公司不但提供ERP軟件產品還必須具有ERP咨詢和實施服務的能力。企業在尋找ERP建設的合作伙伴時,不但要求其軟件好,要更關注該公司是否具備較強的咨詢和實施力量,還要考查該公司咨詢實施的經歷和業績。

ERP系統的實施也可以說是一種藝術,管理咨詢和實施服務人員對ERP系統的經驗和對企業現場管理的理解程度,對ERP實施有著重要的影響。ERP是一個巨大的知識寶庫,如何把這些豐富的功能,結合企業管理現場的實際充分地加以運用起來,就會取得可喜的效果。這正如醫生看病一樣,一個優秀的醫生如果只有醫學理論知識是不夠的,還要有大量的臨床經驗。醫生的經驗越多,他為病人的診斷就越準確,治療方就案就越有針對性,治療效果就越好。同樣的道理,在ERP系統實施的過程中,只有具有豐富咨詢和實施經驗的專家,才能為企業現行管理做出確切而中肯的診斷,才能提出優秀的解決方案,才能成功地進行系統實施。

因此,企業在選擇ERP合作伙伴時,要特別重視對實施經驗和效果的考查,要走訪該公司的成功和失敗的客戶,多聽聽客戶的反映,吸取其成功的經驗和總結失敗的教訓,保證ERP實施成功。

第五、ERP的選型就是選擇其實際功能。

由于我國ERP的開發與應用還在初級階段,國內市場上銷售的ERP軟件產品在功能上和各功能解決問題的深度上都有很大差別。一般來看,MRPII系統的傳統功能,如進銷存、財務、生產等各軟件都比較完整。

但在新發展起來的一些ERP功能,如JIT、CRM、SCM、DSS等,或者缺乏,或者功能不完善。這可能是由于某些軟件商的開發歷史較短,應用的經驗不足;同時,也由于ERP的這些新功能目前還缺乏通用的標準,這樣必然引起ERP軟件商在定義這些新功能時的混亂。因此,為企業選擇這些功能時造成很大困難。在選擇這些功能時,不要只看表面,要看該模塊實際上能解決什么問題,特別是能否解決企業需要解決的問題。例如,決策支持是ERP系統“能動性”功能之一。在傳統MRPII的決策是面向結構化問題的決策,它所解決問題的決策過程的環境和原則是能用明確的語言描述的。而在ERP中決策支持功能增加了新內容,它要求對企業經營管理中大量的非結構化和半結構化的決策問題提供解決方案。如新產品開發、投資決策、企業并購等決策。

為此,企業在選擇和評價ERP軟件的決策功能時,不能只從該功能的表面上看,而首先要確認企業所需決策問題的框架,進而檢查軟件提供的決策功能能否解決這些問題。其它的功能如JIT、CRM、SCM等在各ERP軟件提供的功能也存在很大差異,企業同樣要給予注意。但是,更重要的一點,企業在考查這些軟件功能的時侯,千萬不要忽視該軟件商實施這些軟件的經驗和這些模塊應用的效果。有些服務提供商在功能清單上雖然也列出了這些模塊的介紹,但并沒有在客戶現場中應用,技術服務人員對這些模塊的理解還局限在概念上,對這些新興功能在企業現場應用缺乏實踐經驗。這對該系統成功實施造成一定困難。

總結

因此,對于中國數量眾多的中小企業而言,在ERP系統應用方面需要進一步加深對信息化應用的理解,需要更多地深入應用而非停滯于徘徊中,尤其是已經進入應用階段的企業,更需要在長期的實際應用中去挖掘系統的價值。此外,在ERP系統的選擇過程中,應該多學習國際經驗,建立科學的產品選擇觀。

在實施ERP系統的選型的階段應該運用SWOT的分析方法進行對企業自身的優劣勢、面對外界的機遇挑戰進行分析,通過對自身人員、制度、技術、資金、文化、實施前景等方面的詳盡的分析,形成科學的預測分析。這樣,才能夠盡可能多地避免面對以后企業實施ERP的過程中出現的各種困難,保證ERP的順利實施。


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